Excel es una hoja de calculo electrónica, que pertenece a la familia de ofimática . Una hoja de calculo se utiliza para trabajar con números de una manera más sencilla. En Excel se pueden elaborar planillas de pagos, estados de cuenta, manejar el control de notas, manejar inventarios, entre otros documentos.
Ventana de Excel y sus partes
Debido a que Excel pertenece a la familia de ofimática la similitud entre la ventana de word y Excel es mucha, así que nada más se mencionaran las partes que definen a una ventana de Excel.
Libro de trabajo.
Es un libro que creamos en Excel, es decir que todo lo que elabora en Excel se almacena formando el libro de trabajo. Cuando se inicia Excel automáticamente se abre un nuevo libro con el nombre temporal de Libro 1. Un libro esta compuestos por varias hojas, aunque al inicio solamente podrá apreciar tres.
Hoja de cálculo.
Las hojas de cálculo son una enorme cuadricula formada por columnas y filas (16384 columnas y 1,048,576 filas). Estas hojas forman un libro.
Columnas.
Las columnas se encuentran de forma vertical y estas se identifican por letras de la A a la XFD.
Se encuentran de forma horizontal y se identifican por números desde el 1 hasta 1,048576.
Celdas.
Las celdas son intersecciones entre una fila y una columna y se nombran con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila.
Rango de una celda.
Es un conjunto de celdas adyacentes. El rango adopta la forma de D3: E6, esto significa que el rango abarca las celdas D3, D4, D5, D6, E3, E4, E5, E6.
Cambiar el nombre a las hojas
Hay dos formas de cambiar el nombre a la hoja en Excel.
- Ficha inicio
- En el grupo celdas de clic en Formato
- Clic en cambiar nombre de la hoja.
Aparecerá selecciona la hoja y podrá cambiarle el nombre.
La otra manera, que es la más sencilla es dar doble clic seguidamente a la hoja a la cual desea cambiarle el nombre.
Movernos por la hoja de Excel
Para desplazarse por la hoja de Excel lo puede hacer con el mouse, con la teclas cursoras o con la combinación de las teclas Ctrl + las cursoras.
Control del ancho y alto de las filas y columnas
Para cambiar el alto de una fila basta con posicionarse en la linea que divide una fila con la otra, hacer clic y sin soltar deslizase hacia abajo para hacerla más alta hacia arriba para hacerla más pequeña. Cabe mencionar que el cursor cambia de aspecto al estar en la linea divisora. Para cambiar el ancho de una columna se hace de la misma manera, solo que el cursor se desplaza hacia la derecha para hacerla más ancha.
Alto de una fila
Ancho de una columna
La columna D se agranda
Automáticamente las demás se hacen del mismo tamaño
Cuando seleccionamos varias columnas y modificamos una de ellas las demás también lo hacen. Lo mismo sucede con las filas.
Insertar filas y columnas
Insertar filas y columnas
Para insertar una fila le tenemos que decir a Excel donde queremos que nos las inserte y la mejor forma de hacerlo es seleccionar la fila. Excel agregara la fila por encima de la seleccionada. Para agregar la fila debemos dirigirse al grupo celdas y puesto ahí elegir la opción de insertar filas en la hoja.
Eliminar filas y columnas
Para eliminar filas lo que de debe hacer primero es seleccionarla una o varias dependiendo de cuantas queramos borrar, dirigirse al grupo celdas y hacer clic en la opción eliminar filas de hojas.
Otra forma de hacerlo es seleccionar la fila y dar clic derecho sobre el área del número de la fila y en las opciones que aparecen dar clic en eliminar.
Para eliminar columnas se hace exactamente lo mismo, solo que esta ocasión elegiremos la opción de eliminar columnas de hojas.
Para introducir datos una celda simplemente nos posicionamos en la celda y comenzamos a dígitar, para validar lo que hemos introducido solo presionamos la tecla intro. También puede validar los datos con las teclas cursoras. Al terminar de introducir el texto solo presione alguna tecla cursora y el dato le quedara validado.
Para modificar datos que ya han sido validados sencillamente nos posicionamos en la celda que queremos modificar y presionamos la tecla F2. También podemos dar doble clic sobre la celda o incluso en la barra de nombres lo podemos modificar simplemente haciendo clic.
Formato de celdas
Un formato de celda se puede explicar como las diferentes formas en las que se puede presentar un valor.
Los formatos de celdas permiten trabajar con los siguientes criterios.
- General
- Número
- Moneda
- Contabilidad
- Fecha corta
- Fecha larga
- Hora
- Porcentaje
- Fracción
- Científica
- Texto
- Personalizada
Por defecto todas las celdas en Excel tienen formato general. Al introducir un valor como porcentaje (8%), automáticamente la celda adopta un formato de porcentaje y aún borrando el valor la celda permanece con formato porcentaje, de igual manera cuando se introduce una fecha, automáticamente la celda adopta el formato de fecha.
Para visualizar y aplicar formatos a una celda nos vamos al grupo números de la ficha inicio, en el menú desplegable podemos elegir formatos y también ahí ver el formato de la celda activa.
Menú donde se encuentran todos los formato.
Ejemplo.
Fórmulas en Excel
Una fórmula en Excel es una representación gráfica de un cálculo matemático que involucra símbolos matemáticos. Para iniciar una fórmula en Excel se debe iniciar con el signo "=", esto le dira a Excel que se trata de un dato numeríco.
Hay dos formas de trabajar con fórmulas, puede introducir los datos de esta manera: = 5 + 2 y el resultado seria 7, pero esto no es nada práctico a la hora de trabajar, lo correcto es trabajar por celdas; a que nos referimos con esto: supongamos que el valor cinco esta en la celda B2 y el valor 2 esta en la celda C2, entonces la fórmula se escribiría de la siguiente manera: = B2 + C2 y el resultado seria el mismo. Lo importante al trabajar por celdas es que si por algún motivo se equivoco en algún valor fácilmente lo cambia y automáticamente también le cambiara el resultado.
Para trabajar con fórmulas se necesitan operadores que es el tema que se explicara a continuación.
Operadores
En Excel existen cuatro tipos de operadores de cálculo aritmético, comparación,concatenación de texto y referencia.
Operadores aritméticos
Para ejecutar operaciones en Excel se utilizan la matemática básicas como, la suma, resta, multiplicación, combinar números y generar resultados numerícos.
Operadores de comparación.
Un operador de comparación compara valores devolviendo un valor lógico "Verdadero" o "Falso", en función de si la comparación es verdadera.
Operador de concatenación de texto
Las fórmulas en Excel también trabajan con texto y para ello hacen uso del operador de concatenación para unir cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de referencia
Combina rangos de celdas para crear una sola referencia.
Ordenes en la que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas
En algunos operadores el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar el valor devuelto, conocer el orden de prioridad de los operadores en Excel nos va a evitar cometer muchos errores. Cuando Excel encuentra en una celda una sucesión de varios números y operadores seguidos tiene que decidir que operación realizara primero. Como no puede ser de otra manera excel adopta el orden de las matemáticas y tiene establecido el orden de la siguiente manera:
Este orden que Excel impone lo podemos cambiar con el uso de paréntesis.
Uso de paréntesis
Para cambiar el orden en el que excel va a evaluar las operaciones se usan los paréntesis, esto quiere decir, que si por ejemplo se tiene una operación de una suma multiplicada con cierto valor, colocamos la suma entre paréntesis para que Excel realice la suma primero y luego el resultado se multiplique por el valor.
Ejemplos anteriores utilizando paréntesis
Ejemplo utilizando paréntesis para que Excel realice primero la resta y luego el resultado lo multiplique.
Ejemplo utilizando el operador de concatenación de texto. El texto siempre debe ir en comillas simples
En la siguiente tabla rellena la columna TOTAL, multiplicando la cantidad de productos por el precio de cada uno de ellos.
Puede observar en la imagen anterior que se le esta solicitando llenar la columna TOTAL. Para ello debe hacer uso de las fórmulas. Lo primero que se debe hacer es posicionarse en la celda TOTAL y multiplicar la celda PRECIO UNIT por la celda CANTIDAD.
Para que pueda copiar la fórmula introducida en la primera celda a las demás de abajo lo que debe hacer es posicionar el cursor en la esquina inferior derecha de la celda que esta activa (seleccionada) y arrastrarla hasta el final de la tabla y así no necesitara estar digitando en cada celda la fórmula. Algo muy importante que debe notar es que cuando usted posiciona el cursor en la esquina de la celda este va a cambiar de aspecto.
Ya copiada la formula a toda las celdas el resultado final queda así:
En la siguiente tabla calcule la densidad de población por kilometro cuadrado dividiendo el numero de habitantes entre la superficie cuadrada.
Es muy sencillo lo que tiene que hacer simplemente como en el ejemplo anterior digite la fórmula en la primera celda de la tabla y luego copiela a las demás celdas.
Funciones en Excel
Una función es una orden o instrucción que le damos a Excel mediante una palabra para que ejecute cálculos, utilizando valores específicos denominados argumentos.
Algo importante que debemos saber es que desde la barra de fórmulas podemos insertar las funciones y además obtendremos una breve descripción de la función que queremos introducir.
Al dar clic en aceptar, después de haber escogido la función aparecerá el siguiente cuadro de diálogo
Estructura de una función
En esta ocasión se explicara algunas de la funciones más comunes como SUMA, MAX, PROMEDIO, SI. Pero antes se verán algunos errores que se muestran al trabajar con funciones.
Errores
Errores
Función SUMA.
La función SUMA, suma todos los números especificados como argumento. El argumento puede ser una referencia de una celda o un rango.
Sintaxis
La función SUMA, suma todos los números especificados como argumento. El argumento puede ser una referencia de una celda o un rango.
Sintaxis
=SUMA( D5,D6,D7,D8) o = SUMA(D5:D8)
Ejercicio.
Cálcule la suma total de la columna TP de la siguiente tabla.
Para comenzar debemos saber que haremos uso de la función SUMA. Sabiendo esto introduciremos la función en la celda enmarcada en la imagen anterior.
La sintaxis de la función SUMA en esta ocasión seria : = SUMA(rango). Seleccionaríamos desde la celda que contiene $7,200, hasta la celda que contiene $ 203, y eso seria un rango. No es necesario ir seleccionando celda por celda.
Si puede observar en la imagen anterior hemos seleccionado todas las celdas comprendidas entre la H4:H13 y que además podemos editar la función en la propia celda o también en la barra de fórmulas.
Le damos intro cuando acabemos de digitar la función y nos queda de la siguiente manera:
Función MAX y MIN
La función MAX devuelve el valor máximo de una lista de valores y la función MIN devuelve el valor mínimo de una lista de valores
Sintaxis
Cálcule la suma total de la columna TP de la siguiente tabla.
La sintaxis de la función SUMA en esta ocasión seria : = SUMA(rango). Seleccionaríamos desde la celda que contiene $7,200, hasta la celda que contiene $ 203, y eso seria un rango. No es necesario ir seleccionando celda por celda.
Le damos intro cuando acabemos de digitar la función y nos queda de la siguiente manera:
Función MAX y MIN
La función MAX devuelve el valor máximo de una lista de valores y la función MIN devuelve el valor mínimo de una lista de valores
Sintaxis
=MAX(Rango)
=MIN(Rango)
Ejercicio
De la siguiente tabla extraiga el valor maximo y minimo de la columna TOTAL.
Primeramente vamos a extraer el valor máximo. En una celda a parte digitamos la función, seleccionando todo el rango que va desde la cantidad de $6,000, hasta la cantidad de $225.
Al darle intro nos queda así.
De la misma manera se hace para extraer el valor mínimo. Digitamos la función MIN en una celda aparte y luego damos intro y bos queda así.
Función PROMEDIO
La función PROMEDIO devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que que contengan números.
Sintaxis.
Con la función PROMEDIO se nos hace muy fácil calcularlo. Para hacerlo debemos de introducir la función PROMEDIO en una celda aparte y como argumento introducimos el rango, que comprende toda la lista de sueldos.
Función SI
Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalua como VERDADERO y otro valor si se evalua como FASLSO.
Sintaxis
La función PROMEDIO devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que que contengan números.
Sintaxis.
=PROMEDIO(Rango)
Ejercicio.
Exprese el promedio de sueldo de los empleados de una empresa lacteos.
Como puede notar la sintaxis es parecida a las demás funciones explicadas anteriormente, lo único que cambia es la función
Función SI
Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalua como VERDADERO y otro valor si se evalua como FASLSO.
Sintaxis
=SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
=SI(C13,>=25 "APROBADO", "REPROBADO"
Ejercicio.
En la siguiente tabla, indica en la columna ESTADO si el individuo es mayor de edad o menor de edad. La condición es que si el individuo es mayor o igual a 18 años es mayor de edad y posee un estado de menor de edad si tiene edad menor a 18 años.
Lo primero que debemos hacer es analizar el ejercicio e identificar que nos piden. En este caso sabemos que si un individuo tiene una edad de 18 años en adelante, aparecerá en la columna ESTADO que él es mayor de edad en caso de tener de 17 años hacia abajo sera menor de edad.
Entonces sabiendo la condición procedemos a identificar en que celda digitaremos la función. Como queremos que el estado de menor o mayor de edad aparezca obviamente en la columna ESTADO, entonces introduciremos la función ahí.
Para este ejercicio utilizaremos los operadores de >= (mayor o igual que) y < (menor que). La sintaxis de la función SI aplicada a este ejercicio queda así:
Formato condicional
El formato condicional en Excel es una herramienta de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puede dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto le permitirá aplicar ya sea un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.
El formato condicional lo encontramos en:
A manera de que entienda como se aplican los formatos explicaremos con un sencillo ejercicio la utilidad de esta herramienta.
Ejercicio.
En la siguiente tabla se muestra el promedio final de cierto número de alumnos, indique con color rojo los promedios que esten por debajo de 7.
Para comenzar debemos seleccionar toda la columna de promedio, y luego dirigirnos a formato condicional y estando ahí evaluar que regla nos conviene mejor.
Si puede observar en la imagen anterior se ha elegido la regla "Es menor que" debido a que la condición que nos han dado es que apliquemos fondo rojo a las celdas que contengan un promedio menor 7.
Al seleccionar la regla y darle clic se mostrara un cuadro de diálogo donde debemos digitar el promedio de 6.99, además de elegir el color de fondo de la celda que cumple con la condición.
Lo primero que debemos hacer es analizar el ejercicio e identificar que nos piden. En este caso sabemos que si un individuo tiene una edad de 18 años en adelante, aparecerá en la columna ESTADO que él es mayor de edad en caso de tener de 17 años hacia abajo sera menor de edad.
Entonces sabiendo la condición procedemos a identificar en que celda digitaremos la función. Como queremos que el estado de menor o mayor de edad aparezca obviamente en la columna ESTADO, entonces introduciremos la función ahí.
Para este ejercicio utilizaremos los operadores de >= (mayor o igual que) y < (menor que). La sintaxis de la función SI aplicada a este ejercicio queda así:
=SI(B4>=18, "MAYOR DE EDAD","MENOR DE EDAD"
Como puede observar la celda que tomamos de referencia es B4 que pertenece a la columna que contiene la edad, además vemos que el texto va entre comilla y que el argumento de la función va entre paréntesis.
Ahora si introducimos la función en la celda correspondiente y la copiamos a las demás celdas. Excel automaticamente va cambiando de referencia de celda, por ejemplo si comenzamos con la celda B4 cuando copiamos la función a las demas celdas va cambiando a B5, B6, B7, hasta llegar a la B14.
A copiar la función nos queda de la siguiente manera:
Formato condicional
El formato condicional en Excel es una herramienta de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puede dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto le permitirá aplicar ya sea un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.
El formato condicional lo encontramos en:
- Ficha inicio en el grupo estilos.
- Al dar clic en el menú despegable se visualizaran los diferentes estilos de formatos condicionales.
A manera de que entienda como se aplican los formatos explicaremos con un sencillo ejercicio la utilidad de esta herramienta.
Ejercicio.
En la siguiente tabla se muestra el promedio final de cierto número de alumnos, indique con color rojo los promedios que esten por debajo de 7.
Para comenzar debemos seleccionar toda la columna de promedio, y luego dirigirnos a formato condicional y estando ahí evaluar que regla nos conviene mejor.
Si puede observar en la imagen anterior se ha elegido la regla "Es menor que" debido a que la condición que nos han dado es que apliquemos fondo rojo a las celdas que contengan un promedio menor 7.
Al seleccionar la regla y darle clic se mostrara un cuadro de diálogo donde debemos digitar el promedio de 6.99, además de elegir el color de fondo de la celda que cumple con la condición.
Al hacer clic en aceptar la tabla nos queda así:
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